Ve filmu Všichni prezidentovi muži redaktoři Washington Post pracovali v jedné velké místnosti.zdroj: Archiv

PORADNA: Kanceláře open space místo spolupráce posilují podrážděnost a snižují výkon

Vytáhnout zaměstnance z malých a mnohdy útulných kanceláří do jedné velké místnosti, to byl trend především zahraničních společností na přelomu tisíciletí. Majitelé veřejně prohlašovali, že nové uspořádání pracovních míst nás naučí lépe spolupracovat s kolegy a vnímat i respektovat jejich potřeby.

Soukromě přiznaným důvodem však byla snaha o větší kontrolu nad pracovním nasazením českých zaměstnanců, kteří neměli právě pověst dříčů. Poslední západní studie však hovoří o tom, že tzv. open space kanceláře jsou již překonaným nástrojem k vyšší produktivitě.

Autor sám byl několikrát svědkem popisovaného stěhování se zaměstnanců z jednotlivých kanceláří do jedné velké místnosti. Jednou dokonce zahraniční majitelé nenašli v budově odpovídající prostor, tak alespoň ze všech průchozích kanceláří odstranili dveře. Snad aby mohli provádět kontrolu alespoň náslechem, když už nemohli dohlédnout na všechny podřízené vizuálně.

Co by asi řekli na závěry čerstvé australské studie, podle níž harmonii na pracovišti a nejlepší výsledky zajistí vlastní kancelář, kterou zaměstnanec obývá sám, nebo nejvýše s jedním kolegou? Naopak otevřený prostor zvyšuje u lidí podrážděnost, podezíravost a snahu uzavírat se do sebe. Stoupá také počet rozptylujících podnětů, vázne spolupráce, sílí negativní vztahy směrem ke kolegům, ale i nadřízeným.

ZTRÁTA SOUKROMÍ

Co je toho příčinou? Především to, že zaměstnanci cítí, že sdílené prostředí slouží k jejich kontrole, mnohdy však pouze formální, a proto práci svých šéfů vnímají jako méně kvalitní. Přitom si uvědomují, že kvůli této kontrole musejí platit ztrátou soukromí, které ke své práci potřebují, jsou vyrušováni podněty z okolí, méně se soustředí a na zvládnutí pracovních úkolů musejí vynakládat mnohem vyšší úsilí.

Tím roste jejich nespokojenost a podrážděnost, která se odráží v horších osobních vztazích. Mezi hlavní negativa patří ztráta soukromí, horší koncentrace na práci a hluk (ťukání do klávesnice je oficiálně jeden z nejhorších zvuků, jaké dokáže člověk vyloudit). Problémem se může stát i nastavení klimatizace, aromatická svačina či mlaskání kolegy.

Pro mnohé je nejvíce rušivým aspektem hluk. Profesoři ze Sydneyské univerzity zjistili, že téměř 50 % lidí v otevřeném kancelářském prostoru a téměř 60 % těch, kdo pracují v kancelářských kójích s nízkými přepážkami, je nespokojeno se svým zvukovým soukromím. Podle psychologů je sice pravda, že lidé spolu v otevřených kancelářích víc mluví, ale nikoli o záležitostech spojených s prací.

SYNDROM OPEN SPACE

Systém jedné velké kanceláře dokonce obohatil lékařský slovník. Takzvaný syndrom open space je považován za civilizační chorobu, která se projevuje zvýšeným krevním tlakem, zažívacími potížemi, bolestmi hlavy nebo až depresemi.

Systém uspořádání stolů ve velké místnosti bez uzavřených kanceláří, maximálně s nízkými přepážkami, vznikl ve Spojených státech v sedmdesátých letech a my jsme se s ním patrně poprvé zprostředkovaně seznámili díky filmu Všichni prezidentovi muži, v němž redaktoři Washington Post pracovali v jedné velké místnosti, zatímco jejich šéf je řídil z vlastní kanceláře. Média, vlastněná zahraničními investory, byla ostatně také u nás průkopníkem této novinky již od 90. let.

EXPERIMENT S PLAKÁTY

Být na očích přes osm hodin denně, které v zaměstnání trávíme, je nepříjemné. Doslova se to potvrdilo při experimentu, který provedli američtí psychologové. Na stěny kanceláří vyvěsili plakáty, na kterých byly výrazně zobrazeny velké oči. Pracovní výkon zaměstnanců se zvýšil, dokonce v porovnání s kolegy, které sledovala průmyslová kamera. Zároveň si však stěžovali, že se cítí nepříjemně a pod tlakem. Být „na očích“, přestože doslova jen obrazně, je znervózňovalo.

Experiment ukázal, jak je důležité jsou i maličkosti, jakou může být i plakát na stěně. A co zaměstnancům na pracovním prostředí vadí nejvíce? Podle průzkumů jsou to – špatné osvětlení, nadměrný hluk, nedostatek soukromí (např. k telefonování, svačině), nedostatek čerstvého vzduchu a nepříjemná teplota. Tedy bez výjimky parametry, které jsou spojovány se sdíleným prostorem, v němž se každý zaměstnanec musí přizpůsobit podmínkám nastaveným tak, aby vyhovovaly všem. Čili v důsledku možná nikomu.

NA ČEM ZÁLEŽÍ ZAMĚSTNANCŮM?

Podle různých průzkumů společností, které se věnují designu pracovního prostředí, je pro zaměstnance důležitý především dostatek soukromí. Záleží ale také na osvětlení, barvách, teplotě, hluku a vybavení kanceláře nejen účelným nábytkem, ale také funkčními moderními technologiemi.

Velké společnosti se trendu open space sice vzdát nechtějí, v nových nebo rekonstruovaných kancelářských budovách však sdílené kanceláře kombinují s rest-zónami, v nichž je možné v relativním soukromí odpočívat, zatelefonovat si, najíst se či si zacvičit, projít se po terase nebo se odreagovat v herně.

Některé společnosti se chlubí i tím, že se na koncepci zázemí podíleli samotní zaměstnanci. Jinde zase vytvořili otevřené kanceláře pomocí zásad tzv. systému chytrých pracovních podmínek, kde každý zaměstnanec má svůj notebook, mobil a osobní skříňku, ale všechno ostatní se mění. Ani vedoucí pracovníci nemají své kanceláře. Snesitelnou hladinu hluku v kanceláři řeší pomocí speciálních telefonních budek, ve kterých jsou vyřizovány hovory. Pro klidnou konzumaci jídla jsou určeny soukromé zóny.

ZÁLEŽÍ NA MAJITELÍCH

Kromě toho, čím se společnost zabývá, se na podobě kanceláří podepisuje i to, odkud její majitelé pocházejí. Německé firmy například upřednostňují strohý, jednoduchý design, zatímco britské či americké vytvářejí v kanceláři domácí prostředí. U většiny společností z České republiky je důležitým měřítkem cena a od toho se odvíjející velikost kanceláře. U podnikatelů z Číny hodně záleží na vysokém patře, což je u nich značka prestiže, u podnikatelů z Ruska zase hraje roli velikost pracovního stolu.

A co podle výzkumu agentury Regus považují zaměstnanci za hlavní parametry vysněného pracoviště? Dobré vybavení, ideální lokaci, která není v překotně se rozvíjejících lokalitách nebo technologických parcích, ale raději blíže k obchodům a restauracím. A co nejblíže k domovu.

Ale na prvním místě je moderní uspořádání pracovních míst, které se od open space vracejí k odděleným kancelářím. Pokud to není možné, protože to vyžaduje poměrně značné náklady na rekonstrukci pracoviště, tak alespoň zajištění základního soukromí pomocí panelů, knižních regálů nebo „zelených stěn“ z rostlin. Anebo práce z domova, což se ve zmíněném průzkumu objevilo jako druhá nejlepší možnost.

Co především hovoří proti zavádění open space?

  1. Podle australské studie otevřený prostor zvyšuje u lidí podrážděnost, podezíravost a snahu uzavírat se do sebe.
  2. Profesoři ze Sydneyské univerzity zjistili, že téměř 50 % lidí v otevřeném kancelářském prostoru a téměř 60 % těch, kdo pracují v kancelářských kójích s nízkými přepážkami, je nespokojeno se svým zvukovým soukromím.
  3. Takzvaný SOS (syndrom open space) je považován za civilizační chorobu, která se projevuje zvýšeným krevním tlakem, zažívacími potížemi, bolestmi hlavy nebo až depresemi.
  4. Zaměstnancům na pracovním prostředí vadí nejvíce špatné osvětlení, nadměrný hluk, nedostatek soukromí (např. k telefonování, svačině), nedostatek čerstvého vzduchu a nepříjemná teplota.

Ivo Kulička ml.

Share

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *