Především tzv. náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné) byly vzhledem k inflaci v poslední době výrazně navýšeny a od začátku roku 2023 platí opět vyšší sazby. Zaměstnavatel je podle zákoníku práce povinen zaměstnanci nahradit výdaje, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce.
1. Po návratu se vám vyplatí žádat o náhradu cestovních výdajů, po cestě trvající déle než pět hodin jde především o stravné, jehož výše byla od začátku roku navýšena.
2. Zaměstnavatel není povinen nahradit veškeré výdaje, které zaměstnanci při stravování na cestách vznikly, ale ani nezjišťuje, jak zaměstnanec přidělené diety využil.
3. Žádat o náhradu cestovních výdajů, včetně stravného, však povinností zaměstnance není.
A kromě toho zaplatit i paušální částku na stravování během pracovní cesty, jejíž výše závisí především na tom, jak dlouho zaměstnanec pracoval mimo pravidelné pracoviště.
A možná trochu překvapivě i na tom, jde-li o pracovníka v soukromém, nebo veřejném sektoru.
Na jednu stranu zaměstnavatel sice není povinen nahradit veškeré výdaje, které zaměstnanci při stravování na cestách vznikly.
Na druhou ani nezkoumá, zda se zaměstnanec neodbyl houskou se salámem, i když za tzv. diety by se poměl mnohem lépe.
Jinak za státní a soukromé
Od ledna 2023 zaměstnavatel ve veřejném sektoru poskytuje zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty na území ČR stravné ve výši: 129 až 153 korun, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, 196 až 236 korun na pracovní cestě delší než 12 hodin (max. ale 18 hodin, pozn. aut.) a 307 až 367 korun, je-li pracovní cesta delší než 18 hodin.
Zaměstnavatel v soukromé firmě musí dodržovat jen minimální předepsanou hranici, ale jinak stravné může poskytnout v libovolné výši – 129 korun při cestě trvající 5 až 12 hodin, 196 korun při delší než 12, ale maximálně 18 hodin, a 307 korun při cestě nad 18 hodin.
Pozor na obědy v restauraci
V této souvislosti je užitečné připomenout OSVČ, kteří v blížícím se daňovém přiznání nebudou využívat paušální sazby, ale prokazovat reálné náklady, že v loňském roce se sazby dokonce dvakrát měnily. Takže zhruba v polovině srpna 2022 se sazba při pracovní cestě 5 až 12 hodin zvýšila z 99 na 120 korun a déle než osmnáctihodinová z 237 na 284 korun.
Stravné na pracovních cestách jsou uznatelným daňovým nákladem, ale je nezbytné si o nich vést evidenci, v jejímž rámci musí být uveden i důvod cesty. Finanční úřad uznává obvykle stravné na minimální hranici, i když přidělit jste si mohli i vyšší částku.
Nahradit v účetnictví stravné účtenkou za oběd s obchodním partnerem je možné jen v případě, že jste schopni prokázat souvislost jednání v restauraci se sjednanou zakázkou.
Vyúčtování až po návratu
Zaměstnavatel je povinen zaměstnance vyslaného na pracovní cestu předem vybavit dostatečnou výší finančních prostředků, skutečná výše náhrad se však stanoví až po skončení cesty, kdy je možné ji upravit v souladu s realitou.
Tedy např. s prodloužením cesty z důvodu neočekávaných úkolů či zpoždění dopravy, což náhrady může zvýšit, nebo s bezplatným poskytnutím teplého jídla zaměstnanci, o které se stravné naopak snižuje.
Např. o 70 procent se stravné poníží, když při maximálně dvanáctihodinové cestě bylo poskytnuto jedno bezplatné jídlo, a při dvou už nárok na stravné zaniká. Při osmnáctihodinové cestě stravné zaměstnanci nepřísluší při poskytnutí tří bezplatných jídel a jedno jídlo diety krátí o 25 procent.
Za falšování až vyhazov
Zkreslování či falšování údajů, z nichž jsou vypočítány cestovní náhrady, bývá posuzováno jako porušení povinností zaměstnance s možným skončením pracovního poměru.
Zaměstnanci náleží cestovní náhrady, které mu zaměstnavatel nemůže zpětně odebrat, popř. nepřiznat, pokud jsou výdaje spojené s pracovní cestou řádně doložené. Zaměstnavateli, který náhrady neposkytuje v zákonné výši, hrozí pokuta až 200 000 Kč.
Jakým způsobem se cestovní výdaje, které zaměstnanci během pracovní cesty vznikly, prokazují? Něco lze doložit doklady (účet za ubytování, jízdenky), ukončení cesty služebním vozem se kontroluje údaji z GPS, někdy se bere za bernou minci pouhé prohlášení zaměstnance.
Zaměstnavatel může chtít výdaje k proplacení prokázat, v případě ztráty dokladů či účtenek (týká se např. jízdenky) naopak může poskytnout náhradu ve výši odpovídající běžným podmínkám.
Označujeme-li příjemce cestovních náhrad jako zaměstnance, pak je třeba doplnit, že úhrada cestovních výdajů se zatím automaticky nevztahuje na „dohodáře“, pokud tento nárok nemají přímo sjednaný v dohodě. Novela zákoníku práce by však měla toto omezení pracovníků s dohodou konanou mimo pracovní poměr odstranit.
Nejde jen o stravné
Cestovními výdaji, za které je poskytnuta náhrada, se rozumějí takové, jež vzniknou např. při pracovní cestě, přeložení a dočasném přidělení, cestě mimo pravidelné pracoviště či výkonu práce v zahraničí.
Cestovní náhradou, kterou je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci v souvislosti s jeho vysláním na pracovní cestu, zdaleka není pouze stravné, ale také náhrada jízdních výdajů, včetně návštěvy rodiny, výdajů za ubytování a vedlejších výdajů.
Zaměstnanec může nárokovat i opotřebení vlastních nástrojů a pomůcek použitých s vědomím majitele, případně majetkovou škodu, která mu na pracovní cestě vznikla v přímé souvislosti se zadanými úkoly.
Náhrada se vyplatí
Ale vraťme se na začátek, tedy k nechuti některých zaměstnanců podstupovat administrativu spojenou s pracovní cestou, protože ta v jejich očích nevyváží benefit spojený s poskytnutým stravným. A jako komplikaci mohou vnímat i ztrátu stravenky, pokud budou nárokovat diety.
Při větším počtu pracovních cest se však vyplatí si o náhrady zažádat, i když povinností zaměstnance to není.
Zaměstnavatel by měl předem písemně určit (obvykle v cestovním příkazu) podmínky pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad. Jde zejména o dobu a cíl cesty i použitou dopravu.
Po dohodě může vytvářet cestovní příkaz i zaměstnanec a zaměstnavatel jej schvaluje až následně. Ke schválení příkazu může u některých profesí či pracovních pozic docházet až v rámci měsíčního přehledu činnosti spojeného s vyúčtováním.
Ilustrační foto: Depositphotos.com
