„O tomto systému bohužel stále koluje několik mýtů, které matou občany a zbytečně je odrazují od jejich používání,“ Martin Řehořek, jednatel společnosti NEWPS.CZ, který upozornil na multiplatformní desktopovou aplikaci Datovka. Ta slouží pro přístup k datovým schránkám a k trvalému uchovávání datových zpráv v lokální databázi.

V praxi to např. znamená, že nemusíte platit provozovateli ISDS za datový trezor, bez jehož aktivace se doručené zprávy ve vaší datové schránce po určité době vymažou, ale především máte přístup k více datovým schránkám. To ocení jak podnikatelé s více firmami, tak např. účetní firmy apod.

Datovky nejsou jen pro úřady

To je podle Řehořka mýtus, protože od počátku byly datovky navrženy pro použití úřady, firmami, živnostníky a občany. „Ti mohou kromě elektronické komunikace s úřady využít datovku k dalším on-line službám. Podat daňové přiznání, pořídit výpis z Rejstříku trestů nebo bodového hodnocení řidiče. Dokonce už funguje i to, že držitel datovky dostane od svého finančního úřadu pokyn k úhradě daně z nemovitosti,“ vysvětluje Řehořek, podle nějž na sebe další služby nenechají dlouho čekat.

Dalším mýtem je podle něj to, že když si datovou zprávu nevyzvednete, tak je po deseti dnech doručena, kdežto u doporučeného dopisu tomu tak není. Skutečností je, že pro obě formy doručování platí tzv. fikce doručení, která u obou shodně uplyne desátým dnem o oznámení. „Ale u listinné zásilky uložené na poště se snadno může stát, že oznámení o jejím uložení ve své schránce ani nenajdete. Takže se vůbec nedozvíte, že Vám byl doručen nějaký dokument doporučenou zásilkou formou fikce doručení,“ upozornil Řehořek.

Stejně jako přistupujete ke svému bankovnímu účtu – přes internetbanking nebo mobilní aplikaci – si tak můžete si datovou zprávu vyzvednout kdekoliv, aniž by marně uplynula lhůta pro doručení fikcí.

Aplikace odesílají faktury samy

Vzhledem ke složitosti českého daňového systému je pro nejednoho podnikatele noční můrou, že by si měl sám dělat účetnictví, ať už jednoduché nebo podvojné. Řešením může být některá z vyspělých fakturačních aplikací. Účetnictví s nimi lze zvládnout jen s pomocí počítače nebo chytrého telefonu a bez zdlouhavého vyplňování tabulek a formulářů. A nepotřebujete k tomu ani zvláštní znalosti z oblasti účetnictví.

Fakturační aplikace pracují se šablonami, které si pamatují vaše údaje a údaje klienta doplní automaticky podle obchodního rejstříku po zadání jeho IČ. „Propracovanější aplikace nabízejí výběr z několika podob faktur v české i cizojazyčné mutaci. Umožňují dále přednastavit své logo, podpis, QR kód i další texty,“ popisuje Tomáš Loukota ze společnosti Solitea, která podnikatelům poskytuje fakturační aplikaci iDoklad.

Pokud si během roku všechny účtenky a faktury ukládáte, aplikace zpracuje daňové přiznání prakticky za vás. Při uplatňování paušálních příjmů aplikace podklady k daňovému přiznání dokonce sama vygeneruje. Soubor pak už jen stačí nahrát na příslušný portál ministerstva financí.

U pravidelných obchodních akcí dokáží aplikace odesílat fakturu samy podle zadaného vzoru, což vám může každý měsíc ušetřit spoustu času,“ dodává Loukota s tím, že u faktur po splatnosti je a aplikaci možné nastavit automatické upozornění zákazníka.

A co když klient neplatí?

Na českém webu existuje řada placených služeb, díky níž si můžete svého obchodního partnera ověřit předem. Zdarma je ale poskytne např. Ověření od Rogera, které provozuje Platební instituce Roger. O svém novém klientovi nebo dodavateli se tak v reportu zaslaném na e-mail dozvíte nejen základní informace, ale také rizikovost subjektu. Tedy zda je firma spolehlivým plátcem DPH, jestli firma není v insolvenci, likvidaci nebo konkurzu, a jaké je pravděpodobnost finanční tísně v následujících 12 měsících.

Prostřednictvím Ověření od Rogera si tak může každý zdarma prověřit svého obchodního partnera z hlediska finančního zdraví a vyhnout se tak rizikovým obchodním vztahům.

Platební instituce Roger navíc umožňuje podnikatelům a malým a středním podnikům zkracovat dlouhé splatnosti faktur na pouhé tři dny. Jakmile vaše firma odvede svou práci, vystaví fakturu. Pokud ji odběratel potvrdí, dostanete prostřednictvím Rogera 75 % její hodnoty do 3 dnů. Zbytek po uhrazení faktury odběratelem.