Nejen tyto, ale i další otázky často vytanou na mysl každému odpovědnému manažerovi. Cílem odpovědí je nabízet stále kvalitnější produkty a hledat co nejefektivnější portfolio aktivit umožňujících uspokojování potřeb zákazníků. Jedině tato cesta vede k naplňování podnikatelských cílů, které následně přinesou maximalizaci zisku a zvyšování hodnoty firmy.

Od nadšení k systému

Práce lidí je souborem konkrétních aktivit majících své východisko a směřujících k určitému cíli. Tok práce nazýváme procesem a cílem procesu je tvorba definované hodnoty.

V počátku každého pracovního toku jsou aktivity realizovány a řízeny tzv. ad hoc stylem. Pokud se proces opakuje, získává postupně každý z účastníků pocit „vím, co mám dělat“ a proces funguje „sám od sebe“.

Pokud je prostředí, ve kterém je proces vykonáván, stabilní a neměnné a je-li proces na počátku dobře nastaven, použité technologie fungují odpovídajícím způsobem a účastníci komunikují v rámci procesu na stejné vlně, může se proces v rámci těchto podmínek i zlepšovat.

Bohužel tímto konstatováním idylka končí. Realita současného podnikatelského prostředí se rozhodně nedá prohlásit za stabilní a neměnnou. Stav firemního, dodavatelského, legislativního a konkurenčního prostředí se dynamicky v čase mění. Nároky na realizaci a řízení pracovního toku rostou a ad hoc styl řízení je většinou nedostatečný. Přináší chyby, nesystémové varianty vykonávání aktivit, časové ztráty, obtížně definovatelnou odpovědnost, atd. Uspokojování potřeb zákazníků je narušeno a tím je narušeno plnění podnikatelských cílů.

Co v takovém případě dělat? Odpověď je jednoduchá: „Nebát se aplikovat procesní řízení,“ říká Petr Půlpán ze společnosti WAK System. Firma představila nový ryze český interaktivní systém podporující procesní řízení WAK BCM. Systém vznikl v rámci projektu programu bezpečnostního výzkumu ČR BV III/1 – VS.

Prioritou procesního přístupu je proces jako takový. Eliminuje organizační strukturu a tím jsou potlačeny často omezující vazby a odpovědnosti mezi jednotlivými odděleními. Zdůrazňuje také celkový přínos pro zákazníka (kvalita dodávky) a člověka odpovědného za celý průběh procesu. Toho lze hodnotit podle toho, jak kvalitně je zákazník procesu obsloužen.

Základem procesního řízení je mapa procesu

Mapa procesu prezentuje grafickou formou model procesu, tzn., prezentuje postupný tok událostí, stavů a aktivit. Grafické vyjádření procesu je velmi názorné a napomáhá správnému pochopení, nastavení a provádění procesu.

Důležité je proces graficky zpracovat ve všech alternativách tak, jak je skutečně realizován. Prováděné události a aktivity propojené vazbami ukáží jeho jednoduchost nebo naopak složitost.

„WAK BCM nabízí dynamickou interaktivní procesní mapu, která umožňuje jak testování proveditelnosti procesu, tak usnadňuje pravidelné provádění procesu díky zvýrazněné aktuální poloze kurzoru na aktuálně vykonávaných prvcích a poskytuje účinnou podporou při jeho řízení,“ pokračuje Petr Půlpán ze společnosti WAK System.

Procesní přístup umožňuje vytvářet jednoduché a přímé hodnocení účelnosti procesu – pokud nepřináší hodnotu zákazníkům nebo jiným procesům, neměl by proces existovat. Procesní řízení tak umožňuje zvýšit celkovou efektivnost firmy (optimalizace vykonávání procesů, zjednodušení nebo odstranění procesů) a plně platí následující shrnutí:

• každý proces má nějakého zákazníka
• každý proces poskytuje nějakou přidanou hodnotu svým zákazníkům
• každý proces lze změřit – kvalita výstupů a jiné procesní metriky tvoří motivační systém
• každý proces má nějakého vlastníka – odpovědný člověk
• všechny procesy mohou být trvale zlepšovány

Řízení a zlepšování procesu

Základem manažerské práce v rámci procesu je výběr a vhodné využití technologií a lidí. Jejich skladba a organizovaní ovlivňují fungující procesy nejvíce. Každodenním chlebem je pak koordinování a kontrola činností procesů a z toho vyplývající řešení a rozhodování v případě výjimečných situací, které nastávají. Další klíčovou rolí manažera je také snaha o průběžné zlepšování procesů.

Tyto schopnosti bez informací, které zachycují průběh vykonávání procesů, nebo bez postřehů jednotlivých účastníků procesu, není možné realizovat. Získávání a zaznamenávání klíčových parametrů vykonávaných procesů nebývá vždy jednoduché zajistit.

Jak také prozradil Petr Půlpán, součástí systému WAK BCM je komunikační rozhraní umožňující definovat interaktivní zprávy (dotaz, upozornění, oznámení), které parametry a hodnoty procesu automaticky komunikují s jeho účastníky a zaznamenávají je. K dispozici má uživatel také rozhraní prezentace výsledků.

Zachování kontinuity podnikání

Business Continuity Management (BCM) představuje procesní přístup, jehož cílem je zajištění kontinuity podnikání v případě narušení jeho činnosti. BCM zahrnuje v prvé řadě vývoj plánu, který je založen na analýze dopadů na podnikání. V druhé řadě pak vlastní implementaci plánu a jeho pravidelné vylepšování směrem k identifikaci nových hrozeb, rizik a okolností. BCM představuje holistický přístup k ochraně subjektů (podniků i úřadů) ve smyslu zajištění kritických funkcí z hlediska základního poslání subjektu, tzn. poslání subjektu musí být naplněno i během a po nepředvídané události. BCM poskytuje jistotu, že subjekt bude i nadále vytvářet hodnotu pro své zúčastněné strany, i když dojde k závažnému incidentu, který by obvykle ohrozil jeho existenci.

Vhodným způsobem jak realizovat tyto plány je aplikace procesů, které mohou být v případě nutnosti aktivovány. I v těchto případech najde uplatnění systém WAK BCM, včetně mobilní aplikace, která jednoduchým způsobem umožní jednoduše zpracovávat definované interaktivní dotazy – úkoly vyplývající z jednotlivých činností a událostí prvků procesních map. Mobilní aplikace zajišťuje časovou a prostorovou nezávislost jednotlivým účastníkům procesu.

Interaktivní procesní řízení stojí za pozornost, nemyslíte?