S tím souvisí nezbytná opatření spojená se snížením koncentrace lidí na pracovišti a dodržováním zvýšených hygienických standardů. Realitně-poradenská společnost CBRE proto přinesla doporučení pro zaměstnavatele, jak se na tuto situaci dobře připravit.
„Naše zkušenosti s podporou klientů působících v Asii, kteří si stejnou situací již prošli, naznačují, že opětovné otevírání pracovišť a komerčních zařízení nebude bez komplikací. Návrat do běžného pracovního života si proto žádá nový přístup. Zásadní je předvídat a nepodcenit důkladnou přípravu. Proto by si každá společnost měla stanovit plán, jak bude návrat zaměstnanců zpět na pracoviště probíhat a za jakých podmínek,“ komentuje Filip Muška z CBRE.
V menších firmách by informace zpravidla měly pocházet přímo od ředitele společnosti, anebo jím pověřené osoby. Ve větších firmách je vhodné sestavit speciální tým, který se bude na přípravě opatření podílet přímo s vrcholovým managementem. V týmu by neměl chybět personalista, firemní právník, specialista na komunikaci a zástupci pracovníků zodpovědných za úklid a bezpečnost.
Tyto určené osoby či tým by také měly průběžné sledovat další nařízení příslušných zdravotnických a hygienických autorit, tyto pokyny transformovat do života firmy. Zaměstnanci totiž budou vyžadovat jasná ujištění o tom, že se vracejí do zdraví bezpečného prostředí. Zaměstnavatel přitom nesmí zapomínat ani na získávání zpětné vazby.
Vytvořte bezpečné pracovní prostředí
1. Snižte maximální obsazenost kanceláří. Přehodnoťte využívání pracovních míst tak, abyste dosáhli bezpečné vzdálenosti mezi zaměstnanci. Například obsaďte každou druhou pozici, přičemž viditelně označíte ty stoly, které nebudou využívané.
2. Zabezpečte dostatek dezinfekčních gelů na ruce pro zaměstnance i návštěvy. Zároveň navyšte zásoby čisticích prostředků a zintenzivněte frekvenci úklidu.
3. Aktivně sdílejte zásady a doporučení pro bezpečnou práci se svými zaměstnanci. Správná komunikace je základ. A to nejen ta on-line, která převládala při práci v režimu home office (při osobní komunikaci by však bezpečnost měla mít absolutní prioritu).
4. S ohledem na vaše možnosti zvyšte přísun čerstvého vzduchu do kanceláří. Snažte se zohlednit i řešení pro menší uzavřené prostory, jako jsou toalety.
5. Velké společnosti by neměly opomenout ani měření teploty zaměstnancům před vstupem do kanceláří či omezení týkající se počtu externích návštěv (to se týká například i kurýrů).
Z Asie vyplývá také další poučení: Okamžité navrácení všech zaměstnanců do kanceláře by bylo nerozumné a především neslučitelné s většinou nynějších pokynů v oblasti veřejného zdraví, které vydává Světová zdravotnická organizace a další instituce. To platí zejména s ohledem na dodržování bezpečného odstupu mezi jednotlivými osobami na vzdálenost dvou metrů. Je zřejmé, že ne všechny kanceláře splnění této základní podmínky umožňují.
Zaměstnavatelé by nejen proto měli vytvořit plán, který stanoví, jak navyšovat počet lidí v kancelářích postupně. Lze proto očekávat, že než se situace stabilizuje, bude část zaměstnanců i nadále pokračovat v režimu home office.
Firmy, které se snaží vypořádat s provozními a ekonomickými důsledky pandemie, potřebují také od personálních agentur jiný typ pomoci než doposud. „Kandidáti oceňují, že o ně má někdo zájem. K mapování zpětné vazby nás přivedla skutečnost, že mnozí klienti to sami příliš nedělají, v době koronakrize jsme zaznamenali v tomto směru významný negativní posun,“ vysvětluje František Boudný, ředitel společnosti Předvýběr.CZ, která u lidí, jež doporučila na pracovní pohovor, zjišťuje, jak hodnotí jednání a komunikaci potenciálního zaměstnavatele.
Každý druhý zájemce o práci, který splňuje požadavky potenciálního zaměstnavatele, totiž nedostává od firmy pozvánku k pohovoru ani jiné vyrozumění. Po zavedení nouzového stavu přibylo firem, které uchazečům nedávají žádnou zpětnou vazbu. Vyplynulo to z průběžného průzkumu Předvýběru.CZ za období od začátku února do konce dubna 2020.
Připravte si plán a veškeré změny dobře koordinujte
1. Sestavte speciální tým zaměstnanců, který se bude podílet na přípravě opatření společně s vrcholovým managementem firmy.
2. Vytvořte si krizový plán pro případ, že se u vašich zaměstnanců objeví příznaky nemoci.
3. Připravte časový harmonogram pro postupný návrat zaměstnanců na pracoviště: S časovým předstihem určete, kdo a v jakém termínu se má do kanceláře vrátit.
4. Navrhněte efektivní systém pro využívání sdílených prostor (toalety, zasedací místnosti, kuchyňka apod.), aby nedocházelo k větší koncentraci lidí na jednom místě.
5. Vypracujte novou aktuální směrnici pro bezpečnost práce a dbejte na její dodržování.
V době před nouzovým stavem se reakce od budoucího možného zaměstnavatele nedočkalo 48 % zájemců o práci. Ve druhé polovině března, kdy byla zavedena opatření proti šíření epidemie koronaviru, se s nulovou reakcí setkalo už 52 % zaměstnanců a v dubnu dokonce o dva procentní body více lidí. Průzkum přitom ukázal, že v krizi si lidé komunikace více cení. „Zatímco před koronavirem to bylo 88 % dotázaných, na konci dubna už jich bylo čtyřiadevadesát,“ poznamenává Boudný.
Personální společnosti začaly hledat i nabízet nové formy spolupráce. Například agentura Manuvia oslovila firmy s nabídkou „druhé směny“, tedy lidí, kteří by mohli posílit týmy nejen ve výrobě, ale aktuálně zejména v obchodě, logistice, potravinářství nebo ve zdravotnictví.
„Ve firmách i nadále chybí nebo budou chybět lidé, kteří musí zůstat v karanténě nebo pečovat o blízké,“ popisuje situaci Ondřej Wysoglad, ředitel personální divize Manuvie.
Velkou část agendy personálních a finančních oddělení ve firmách, tvoří zpracování mezd. I to se dá delegovat na externí specialisty. Tzv. payroll outsourcing pokrývá kompletní zpracování mezd, docházky, ročního zúčtování daní, zajištění veškerých zákonem nutných odvodů, komunikaci s úřady práce, pojišťovnami a podobně.
„Mzdoví účetní mají většinou léty získanou cennou praxi a v momentě, kdy například kvůli nemoci najednou nemohou svou práci vykonávat, se firma dostává do kritické situace, nemá je kdo zastoupit,“ popisuje Wysoglad jeden ze scénářů, který vede firmy k tomu, aby mzdové účetnictví převedli na externího zpracovatele.
Zaměřte se na zaměstnance a intenzivně s nimi komunikujte
1. Zvolte a zabezpečte vhodné kanály pro interní komunikaci. Dbejte na otevřené sdílení informací napříč celou firmou a průběžně zjišťujte zpětnou vazbu.
2. Před návratem zaměstnanců zpět na pracoviště vyzdvihněte výhody práce z kanceláře jako třeba kvalitu zázemí pro klidnou a nerušenou práci či vysokorychlostní internet.
3. Nabádejte zaměstnance, aby i uvnitř kanceláří nosili roušky, dodržovali mezi sebou bezpečný odstup a dbali na zvýšenou hygienu.
4. Podporujte zaměstnance, aby pokud možno do práce chodili pěšky či jezdili na kole, spíše než aby využívali městskou hromadnou dopravu.
5. Dejte svým zaměstnancům, kteří pokračují v práci z domova, doporučení, jak tento styl práce i nadále efektivně zvládat. A připravte se na to, že home office se pravděpodobně bude stávat čím dál víc součástí vaší firemní kultury.
