A i když se termín povinného zavedení během let pravidelně novelizuje a odkládá, vypadá to, že relativně brzy se povinná digitalizace dotkne i subjektů, které si doposud vystačily s papírovou administrativou. Počátek roku 2027 je tak v tuto chvíli rozhodujícím datem, od kterého to už zkrátka ve většině příspěvkovek papírově nepůjde.
Blížící se povinnost vést elektronickou spisovou službu (ESS) se bude týkat většiny příspěvkových organizací, ať už jde o ty zřizované státem, kraji, městy či obcemi. Zákon také nařizuje, aby systém elektronické spisové služby měl příslušnou atestaci, což je jakýsi průkaz kvality, který znamená, že daný nástroj splňuje všechny zákonné povinnosti, vyhlášku i národní standard.
Podle znění zákona mají výjimku z používání atestovaných systémů obce, které vykonávají přenesenou působnost pouze v základním rozsahu. Součástí této výjimky jsou organizační složky těchto obcí, těmito obcemi zřizované právnické osoby a dále školy a školská zařízení. V praxi tak jde zejména o ty základní. Výjimku mají také mateřské školy, které ESS vést nemusejí vůbec.
Vedle elektronické spisové služby je pro příspěvkové organizace výhodné zaměřit se i na digitalizaci účetnictví, protože když daná organizace povede elektronickou spisovou službu, je velmi vhodné, aby digitalizace byla komplexní. Stranou ovšem nestojí ani ti, kteří jsou z povinnosti vyjmuti.
Pro organizace, které elektronickou spisovou službu zavádět nemusí, je digitalizace účetnictví přirozeným a logickým krokem dopředu, protože bez papíru je to pro všechny strany úspora.
Jednou z výhod digitalizovaného účetnictví je například schvalování výdajů odkudkoli, třeba z mobilního zařízení nebo počítače, a není nutné si pokaždé fyzicky vytáhnout šanon k podpisu smluvního dokumentu.
Pravdou je, že drtivá většina menších příspěvkových organizací si stále vede veškerou administrativu na papíře, postupně se ale situace mění. Je podle mě potřeba vyvrátit některé všeobecně rozšířené omyly. Někdy totiž zřizovatele těchto institucí odrazuje představa, že jde o něco časově náročného, co bude vyžadovat hodně času, peněz a odborně vyškolených lidí.
Často se také obávají, že pro zodpovědné pracovníky bude přeškolení na nové systémy příliš náročné. Obtížnost ovládání nově zaváděného softwaru je přitom na úrovni programů, které účetní běžně užívají už dnes a celý přechod na digitální účetnictví nezabere více než měsíc.
Autorka je ředitelka společnosti Arelas
(Redakčně upraveno)
