Odchod zaměstnance může probíhat za doprovodu kytic a dojemných proslovů, ale samozřejmě i oboustranně ve zlém. Zvláště v tom druhém případě řada firem zapomíná na elementární bezpečnostní pravidla. K jejich dodržení pomůže checklist s procesy, které je vždy potřeba dodržet. Zaměstnanci musíte smazat všechny účty a přístupy, zvláště do mnoha dnes používaných aplikací, například CRM či účetnictví. Musíte si pohlídat vrácení přístupových čipů, firemní platební karty, SIM karty… a také dodržení četných pravidel souvisejících s GDPR. Bezpečnostní checklist je dobré mít i pro nástup nových zaměstnanců.
Ponechat volný přístup všech zaměstnanců k veškerým datům na firemním serveru nebo v cloudu je velmi riskantní cesta. Mnohem víc se vyplatí vymezit každému práva jenom pro konkrétní složky, které se přímo týkají jeho práce, byť takové nastavení stojí dost času. To se týká i firemního CRM a dalších systémů.
Naopak nelze doporučit příliš omezovat použití internetu nebo sociálních sítí. V praxi se pak stejně neustále řeší četné výjimky, kdy někdo ke své práci nezbytně potřebuje třeba LinkedIn nebo určité webové aplikace. Takové omezení proto přináší více škody než užitku, lepší je uplatnit zde trend přiměřeného rizika.
Sledování aktivit zaměstnance na webu je sice na rozdíl od pročítání jeho pracovního inboxu legální, má ale svoje limity. Například byste sledování neměli provádět mimo pracovní dobu. Navíc samotné vědomí, že jej zaměstnavatel takto kontroluje, může být pro zaměstnance značně demotivační. V praxi lze tedy doporučit spíše důvěru podpořenou interními směrnicemi, na jaké webové stránky nepřistupovat, jaké aplikace nestahovat a podobně. Pokud už chcete používat nějaké nástroje z arsenálu Velkého bratra, lze doporučit spíše kamery na klíčových místech, jako je serverovna.
Byť si to řada šéfů firem stále nechce připustit, zaměstnanci svým neopatrným nebo úmyslným jednáním skutečně mohou způsobit obrovské škody. Nedávno jsme se třeba setkali s případem, kdy jeden zaměstnanec otevřel zavirovanou přílohu v e-mailu, aktivoval tím šifrovací virus a ten zašifroval téměř veškerá data ve firmě. Takže se určitě vyplatí zaměstnance průběžně školit, a to ne na základě suchopárných teoretických pouček, ale právě za použití konkrétních odstrašujících příkladů z praxe.
Při nabírání nových zaměstnanců se vyplácí najít si je alespoň rychle v internetovém vyhledavači, a také se podívat se na jejich sociální sítě, když už si tedy nechcete zjišťovat reference u předchozích zaměstnavatelů. Odstrašující příklady z reálné praxe, kdy to firmy neudělaly, zahrnují nástup zaměstnance na cizí občanský průkaz nebo přijetí člověka, který měl v minulosti na svědomí podvody, o nichž přitom byly četné zmínky na internetu.
Autor je bezpečnostní expert společnosti Sprinx
(Redakčně upraveno)
