Používání datových schránek svým uživatelům skutečně zjednodušuje komunikaci s některými státními institucemi. Ale méně, než bylo při jejich zřizování slibováno. A přinášejí i některé nevýhody, z nichž tou patrně největší je ztracená výhoda, že někdy občan zkrátka není k zastižení. Navíc konkurencí datových stránek by mohla být elektronická občanka, pokud se zbaví svých dětských nemocí.

Oficiální komunikace

Datová schránka je v podstatě e-mailová schránka pro komunikaci se státem.

Na rozdíl od běžné mailové komunikace však dochází k prokazatelnému doručování dokumentů, kdy je navíc jasné co, kdo a kdy posílal.

Datovou schránku musejí mít povinně zřízenu právnické osoby, obchodní společnosti, státní instituce, soudy, konkrétní živnosti (např. advokáti, notáři, daňoví poradci) a všichni ti živnostníci, kteří ze zákona musejí finančnímu úřadu posílat elektronicky přehledy o svém podnikání (např. kontrolní hlášení).

Pozor na přiznání

Ostatní živnosti si mohou datovou schránku pořídit dobrovolně. S výjimkou daňových přiznání, které po jejím zřízení musejí podávat pouze přes datovou schránku (pokuta až 50 000 Kč), mohou elektronickou komunikaci používat podle uvážení.

Naproti tomu stát má povinnost vše posílat výhradně prostřednictvím datové schránky.

Před časem však ombudsmanka Anna Šabatová upozornila, že ani majitelé datových schránek nejsou zbaveni povinnosti přebírat si papírovou korespondenci s tzv. pruhem, i když jejím zasláním úřad chybuje. Z judikatury Nejvyššího správního soudu podle ní vyplývá, že toto pochybení nemá vliv na platnost doručení a zákonnost vydaných rozhodnutí, jestliže se adresát s obsahem písemnosti seznámil.

Doručeno po deseti dnech

Datovou schránkou se posílají pouze přílohy, které se připojí k univerzální hlavičce. K tomu může majitel zmocnit i svého zástupce. Zásilka nevyžaduje elektronický podpis, a přesto je považována za ověřenou. Kdo si schránku pravidelně nekontroluje a ani nemá předplacen některý ze způsobu avíza, může být nemile překvapen, že se zpráva po deseti dnech považuje za doručenou, i když si jí nevšiml.

Datové zprávy se po 90 dnech automaticky mažou. Česká pošta, která datové schránky provozuje, však nabízí placenou službu pro jejich zálohování.

PSALI JSME:
Svoboda podnikání? Papírování a povinnosti, které zaměstnanci řešit nemusí

Za rok na dálku?

Datovky je možné zřídit na Czech POINT, proces trvá několik dní. Od příštího roku slibuje ministerstvo vnitra možnost založit schránky jednodušeji i přes internet, což však vyžaduje změnu legislativy. Zatím je možné přes schránky podávat daňová přiznání i přehledy na sociální správě a zdravotních pojišťovnách, zjišťovat si bodového konta řidičů, zasílat listiny vyžadující ověřený podpis nebo získávat výpisy z rejstříků.

Jednou ročně dostávají uživatelé schránek Záznam o využívání údajů v registru osob zasílaný Českým statistickým úřadem. Dozvědí se z něj, jaké státní úřady a instituce si jejich údaje v registru osob během uplynulého roku prohlížely a proč. Datové schránky orgánů veřejné moci a jejich organizačních složek, právnických i fyzických osob je možné najít v Seznamu datových schránek. Fyzické osoby ovšem mají právo zveřejnění čísla datovky ve veřejném seznamu odmítnout.

Elektronické spojování

Podle ministerstva vnitra se plánuje sjednocení datových schránek s portálem občana a eObčankou, což by mělo přinést jejich větší využití i rozšíření. Ministerstvo totiž slibuje více úřadů a jejich služeb online. Od loňského července se při výměně vydávají už jen elektronické občanky se speciálním čipem (jiné, než předchozí s poplatkem 500 Kč, které jen nahrazovaly elektronické podpisy), které tyto služby umožní.

S pomocí čtečky, aplikace eObčanka a přes portál občana je možné se spojit online s některými úřady, které už jsou do systému zapojeny. Na druhou stranu je třeba přiznat, že širší služby zatím nabízejí datové schránky. A tak snad jako jediná momentální výhoda, proč si k nové elektronické občance zřídit i datovou schránku, je možnost si přes portál občana archivovat zprávy z datovky i delší dobu než tři měsíce.

PSALI JSME:
Faktura v e-mailu není totéž, co elektronická faktura