„Elektronickou archivaci jako jediný způsob uchování dokumentů používá necelých sedm procent firem, nejčastěji ve Středočeském a Ústeckém kraji,“ říká Michal Vejvoda, Business Development Manager ve společnosti Software602.
Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači, na serveru nebo v cloudu. Třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu.
„Z elektronických způsobů archivace firemních dokumentů jasně vedou sdílené adresáře na firemních serverech. Používá je 39 % respondentů. Takřka pětina (19 %) účastníků průzkumu uvedla, že elektronická verze dokumentů se archivuje v jednotlivých počítačích zaměstnanců. Každý devátý využívá pro archivaci systémy jako ERP nebo DMS, osmina pak cloud,“ vypočítává Vejvoda.
Na způsobu archivace záleží, zda a jak se k dokumentům mohou zaměstnanci a manažeři dostat i vzdáleně, což je zejména v dnešní době vládních opatření proti šíření koronaviru a častějšího využívání home office klíčové. Jedině tak můžou firmy fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.
Vzdálený on-line přístup do digitálního archivu firemních dokumentů má však podle průzkumu pouze 26 procent respondentů. Takřka třetina se do digitálního archivu dostane pouze z pracovních počítačů v kanceláři, víc než pětina pak musí dokumenty hledat v konkrétním počítači konkrétního zaměstnance a 41 % musí zajít do fyzického archivu a vyhledat si papírový dokument.
„Ukazuje se, že české firmy jsou z hlediska archivace dokumentů poměrně konzervativní a papír u nich stále hraje důležitou roli. V situacích, kdy je třeba zajistit vzdálený přístup k archivovaným materiálům, je to ale dost nepraktické,“ upozorňuje Vejvoda.
Problematizuje to i vyřazování dokumentů, které již není třeba archivovat. Takřka čtyři z deseti respondentů (38 %) uvedli, že v jejich firmě provádí fyzickou skartaci papírových dokumentů, nebo je dokonce pálí.
Téměř pětina (19 %) respondentů čas od času promaže uložené elektronické dokumenty a pouze 18 procent řeší skartaci dokumentů v digitálním archivu. Šestina (17 %) účastníků průzkumu neví, jakým způsobem jejich firma dokumenty skartuje a sedm procent uvádí, že využívají jiný způsob jejich likvidace.
