Tři ze čtyř českých firem stále používají šanony

Průzkum
Papírové dokumenty mají v českých firmách stále silné zastoupení. U tuzemských společností je silně zakořeněná archivace dokumentů ve fyzické podobě v šanonech. Činí tak na 86 procent firem, byť velká část z nich používá papírovou i elektronickou archivaci (konkrétně 70 %), vyplývá z průzkumu společnosti Software602.
U tuzemských společností je silně zakořeněná archivace dokumentů ve fyzické podobě v šanonech. Tři ze čtyř českých firem je stále používají. Ilustrační foto: Pixabay.com

„Elektronickou archivaci jako jediný způsob uchování dokumentů používá necelých sedm procent firem, nejčastěji ve Středočeském a Ústeckém kraji,“ říká Michal Vejvoda, Business Development Manager ve společnosti Software602.

Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači, na serveru nebo v cloudu. Třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu.

„Z elektronických způsobů archivace firemních dokumentů jasně vedou sdílené adresáře na firemních serverech. Používá je 39 % respondentů. Takřka pětina (19 %) účastníků průzkumu uvedla, že elektronická verze dokumentů se archivuje v jednotlivých počítačích zaměstnanců. Každý devátý využívá pro archivaci systémy jako ERP nebo DMS, osmina pak cloud,“ vypočítává Vejvoda.

Na způsobu archivace záleží, zda a jak se k dokumentům mohou zaměstnanci a manažeři dostat i vzdáleně, což je zejména v dnešní době vládních opatření proti šíření koronaviru a častějšího využívání home office klíčové. Jedině tak můžou firmy fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.

Vzdálený on-line přístup do digitálního archivu firemních dokumentů má však podle průzkumu pouze 26 procent respondentů. Takřka třetina se do digitálního archivu dostane pouze z pracovních počítačů v kanceláři, víc než pětina pak musí dokumenty hledat v konkrétním počítači konkrétního zaměstnance a 41 % musí zajít do fyzického archivu a vyhledat si papírový dokument.

PSALI JSME:
S datovou schránkou přicházíte o možnost, že nejste k zastižení

„Ukazuje se, že české firmy jsou z hlediska archivace dokumentů poměrně konzervativní a papír u nich stále hraje důležitou roli. V situacích, kdy je třeba zajistit vzdálený přístup k archivovaným materiálům, je to ale dost nepraktické,“ upozorňuje Vejvoda.

Problematizuje to i vyřazování dokumentů, které již není třeba archivovat. Takřka čtyři z deseti respondentů (38 %) uvedli, že v jejich firmě provádí fyzickou skartaci papírových dokumentů, nebo je dokonce pálí.

Téměř pětina (19 %) respondentů čas od času promaže uložené elektronické dokumenty a pouze 18 procent řeší skartaci dokumentů v digitálním archivu. Šestina (17 %) účastníků průzkumu neví, jakým způsobem jejich firma dokumenty skartuje a sedm procent uvádí, že využívají jiný způsob jejich likvidace.

PSALI JSME:
Papírovou evidencí tržeb se vracíme zpět, ke zbytečné ruční práci

×

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Odesláním vyslovujete souhlas s dokumentem Všeobecné podmínky používání webových stránek

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..

Další z rubriky Firmy

Nejčtenější

Nechcete už pracovat? Začněte počítat…

Už se vám nechce pracovat, protože jste se podle vašeho mínění už napracovali dost? Pak je ta správná chvíle spočítat si, zda máte nárok na starobní důchod, případně předdůchod či předčasný důchod. Pokud ještě ne, …
Kurzovní lístek
Chci nakoupit
Chci nakoupit
Chci prodat
EUR
EUR
USD
GBP
CHF
JPY
DKK
NOK
SEK
CAD
AUD
PLN
HUF
HRK
RUB

Investice do vlastního bydlení trhají rekordy. Zájem o hypotéky je extrémně vysoký

Analýza
Banky v březnu sjednaly hypotéky za neuvěřitelných 44,723 miliardy korun. Objem poskytnutých hypoték se tak jen za první čtvrtletí letošního roku vyšplhal na téměř 100 miliard korun. „Rostoucí sazby by ale mohly hypoteční trh už brzy přibrzdit. Průměrná úroková sazba hypoték podle Fincentrum Hypoindexu totiž již nepatrně vzrostla na 1,94 procenta ročně,“ sdělil včera redakci hypoteční specialista společnosti …

Půl procenta je dnes terno

K 1. březnu měly české domácnosti v bankách pojištěné a kryté vklady v hodnotě 3,1 bilionu korun. Jen za únor …
Rolovat nahoru