Toto nebezpečí nelze předem zcela eliminovat, dá se však snížit tím, že plná moc bude obsahovat všechny potřebné náležitosti. Forma pro písemné udělení plné moci není sice přesně stanovena, neexistuje ani závazný univerzální formulář, přesto se již ustálil výčet několika základních údajů, které by tento dokument měl obsahovat.

IDENTIFIKACE ZÚČASTNĚNÝCH

Do levého horního rohu se uvádí jméno a adresa zmocnitele, tedy toho, kdo plnou moc udílí. Pod tyto údaje se napíše aktuální datum, přičemž je praktické název měsíce vypsat, aby nedocházelo k případné dodatečné úpravě.

Pokud plnou moc udělujete k jednání s konkrétní firmou či institucí, tedy s druhou stranou, napíšete i její název a adresu, ve stejné podobě jako vaše údaje. Velmi často však plnou moc udílíme obecně a na neomezenou dobu (pro řešení budoucích krizových situací), pak samozřejmě údaje o druhé straně neuvádíme.

STRUČNĚ, VÝSTIŽNĚ, JEDNOZNAČNĚ

Text plné moci by měl být stručný, věcný, jednoznačný a výstižný, napsaný formálním způsobem. Platí, že čím květnatější sloh, tím větší nebezpečí různé interpretace. Kratší a stručnější plné moci, které se zabývají konkrétně co nejmenším množstvím témat, toto riziko snižují. Je nezbytné napsat, kdo vás bude zastupovat, kdy a jak dlouho, v čem a jaká má při tom práva, případně z jakého důvodu.

Je tedy třeba přesně identifikovat třetí stranu (jméno, adresa, rodné číslo), která vás bude v jednání zastupovat, a uvést i její práva a povinnosti při tomto jednání. Detailně by mělo být popsáno, čím konkrétně svého zmocněnce pověřujete a jakými jej vybavujete právy.

Při jednání s např. finančními institucemi je vhodné uvést čísla účtů, pro zdravotní zařízení číslo pojištěnce. Také je třeba uvést délku trvání plné moci, tedy i její začátek a samozřejmě konečné datum platnosti. Její konec však může být i časově neohraničený. V případě, že se plná moc vztahuje ke konkrétnímu úkonu, trvá po dobu, než je tento úkon realizován.

Aby se předešlo dohadům s druhou stranou, je pro některá jednání vhodné uvést i důvody, proč jste se rozhodli k jednání zmocnit třetí osobu. Toto vysvětlení se však využívá především pro krátkodobé či jednorázové zastupování, při všeobecných a časově neohraničených zmocněních je zbytečné.

OHRANIČENÍ PRÁV ZMOCNĚNCE

Co naopak zbytečné není, je specifikace a ohraničení práv zmocněnce. Můžete dokonce uvést i příklady, na něž už se plná moc nevztahuje. Týká se to například nakládání s citlivými osobními údaji, výše finančních operací a podobně. Nebo mohou být tyto činnosti podmíněny vaším výslovným souhlasem v konkrétní záležitosti.

Důležité je plnou moc podepsat a napsat své celé jméno a uvést datum. Stejné povinnosti platí i pro zmocněnce, který tím potvrzuje skutečnost, že zmocnění přijímá (toto vyjádření bývá v dokumentu i doslova uvedeno).

V případě, že chceme dokázat, že jsme plnou moc nepsali pod nátlakem, může tuto skutečnost dosvědčit svědek. Nikde není legislativně stanoveno, že by plná moc musela být úředně ověřena, ale v případě všeobecných a časově neohraničených smluv je dobré toto ověření mít, stejně tak pro jednání s úřady, samosprávou, soudy, bankami apod.

Obecně platí, že druhá strana může vyžadovat plnou moc úředně ověřenou, ale musí mít tuto skutečnost uvedenu v příslušných podmínkách pro konkrétní úřední výkon. Mnohdy však záleží na mínění úředníka.

V každém případě ten, kdo podpis pod plnou mocí ověřuje, ať jako svědek nebo úřední osoba, by neměl být ani jednou ze tří zúčastněných stran. Vhodné je si z podepsané (ověřené) plné moci udělat kopii, která zůstává v rukou zmocnitele. Originál si odnáší zmocněnec, který se jím prokazuje při úředním jednání.

Co by měla obsahovat každá plná moc:

1. Jednoznačná identifikace zmocněnce i zmocnitele.
2. Konkrétní, věcné a jednoznačné popsání právního úkonu nebo úkonů, ke kterým zmocnitel zmocněnce plnou mocí zmocňuje,
3. Uvedení práv, kterými je zmocněnec vybaven, jejich ohraničení a případně uvedení případů, kam tato práva nesahají.
4. Časové období, po které zmocnění platí.
5. Datum a podpisy zmocněnce i zmocnitele, případně úřední ověření.