Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí, zní: Vyhněte se pravidelným meetingům. Každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování toho dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou.
Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je proto svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů.
Dobrá příprava je základ
Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas.
V případě, že zaměstnanec má naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, nebude schopen se na všechny z nich kvalitně připravit a projeví se to na efektivitě schůzek.
Studie společnosti Verizon upozornila na to, že náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců se snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. Firmám se také vyplatí investovat do kvalitního prezentačního řešení, které předejde problémům s různými typy zařízení a jejich horší kompatibility.
